La conservation des données médicales, un enjeu majeur de la Responsabilité Civile Professionnelle. Il s’agit ici du dossier médical que tient chaque établissement ou professionnel de santé, quel que soit son mode d’exercice, dans le cadre de la prise en charge d’un patient.
Il ne doit pas être confondu avec le dossier médical partagé (DMP) ou le dossier pharmaceutique (DP).
La conservation du dossier médical est obligatoire et répond à un triple objectif
- Permettre au patient d’accéder à l’ensemble des informations détenues concernant sa santé (article L.1111-7 du code de la santé publique).
- Assurer une continuité des soins
- Disposer d’un moyen de preuve en cas d’action en recherche de responsabilité civile
Durée de conservation du dossier médical
- Patient accueilli au sein d’un établissement de santé, public ou privé
- Principe : le code de la santé publique (article R.1112-7) prévoit que la durée de conservation est de 20 ans à compter de la date du dernier séjour du patient dans l'établissement ou de la dernière consultation externe effectuée en son sein.
- Règles particulières
- En présence d’un enfant mineur, si la durée de conservation du dossier médical s’achève avant son 28e anniversaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu'à cette date.
- En cas de décès du patient moins de dix ans après son dernier passage dans l'établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès.
- En cas d’actes transfusionnels, la mention de ces actes et éventuellement, la copie de la fiche d'incident transfusionnel sont conservées pendant 30 ans à partir de la date de l'acte transfusionnel.
- Patient pris en charge par un professionnel exerçant à titre libéral
Aucun texte législatif ou règlementaire n’impose de durée de conservation. Il conviendrait donc de suivre a minima les règles applicables aux établissements de santé, soit une conservation de principe de 20 ans.
Toutefois, en pratique, un patient peut engager une action en responsabilité jusqu’à 10 ans à compter de la consolidation de son état de santé. Or, cette consolidation peut intervenir longtemps après le dommage.
Aussi, il apparaît plus prudent de porter cette durée de conservation à 30 ans, voire 48 ans en présence d’un patient mineur.
Modalités de conservation du dossier médical
Qui est responsable de la conservation des dossiers médicaux ?
- Dans un établissement de santé : il s’agit du directeur de l’établissement (chaque professionnel libéral au sein de l’établissement est tenu de conserver la partie du dossier qui correspond à son intervention)
- Dans un cabinet libéral ou une structure de regroupement de statut privé : il s’agit du médecin qui a constitué le dossier médical
Quel est le format du dossier médical ?
Dans le respect des règles de confidentialité, le dossier médical peut être :
- Sous format papier
- Sous format dématérialisé : le dossier peut alors être archivé par un hébergeur agréé.
Que faire des dossiers médicaux en cas de cessation d’activité ?
Pour assurer une continuité des soins, le praticien a deux possibilités :
- Avec l’accord du patient, transmettre le dossier médical au médecin qui lui succède ou désigné par le patient
- Remettre le dossier au patient, soit par LRAR soit contre récépissé.
Il est recommandé d’en archiver une copie auprès d’une société agréée (en conformité avec le respect du secret médical).
En tout état de cause, il est très fortement conseillé d’informer le Conseil Départemental de l’Ordre du lieu où sont conservés les dossiers médicaux afin de pouvoir orienter, le cas échéant, les demandes d’accès des patients.
Sources :
https://www.conseil-national.medecin.fr
https://www.service-public.fr
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